In 1945 schreef Vannevar Bush een inmiddels beroemd essay waarin hij waarschuwde dat de groei van wetenschappelijke publicaties het menselijk vermogen om ze bij te houden had ingehaald — een klacht die leest alsof ze over e-mail geschreven werd. Zijn voorgestelde oplossing, de memex, werd nooit gebouwd zoals hij zich die voorstelde, maar de onderliggende diagnose klopte, en archivarissen leefden er al decennia mee.
Selectie: de kunst van niet alles bewaren
Archieven bewaren niet elk document dat een instelling produceert; dat zou niet kunnen, en zou ook niet helpen. Selectie (appraisal) is het formele proces om te bepalen wat blijvende waarde heeft en wat vernietigd kan worden, volgens een schema, op basis van beleid, in plaats van bij toeval of paniek. Het is in feite een ontwerpdiscipline voor verantwoord vergeten — iets wat bijna geen enkel digitaal systeem doelbewust doet, wat verklaart waarom de meeste inboxen en gedeelde schijven selectievrije zones zijn die blijven groeien tot zoeken niet meer werkt.
Reeksbeschrijving boven itembeschrijving
Geconfronteerd met een volume dat geen mens item per item kon catalogiseren, beschrijven archivarissen collecties op reeksniveau — "correspondentie, 1970–1985, 40 dozen" — en laten ze onderzoekers pas dieper graven wanneer nodig. Dit is functioneel een lazy-loading-strategie voor menselijke aandacht, uitgevonden voor papier, decennia voordat ze een naam kreeg in software.
Het antwoord op te veel informatie was nooit meer opslag. Het was een verdedigbaar beleid voor wat wordt weggegooid.
Elk team dat verdrinkt in gedeelde schijven is één selectiebeleid verwijderd van een archief, en één beleid verwijderd van een stortplaats.