Mensen verwarren archieven en bibliotheken voortdurend, wat begrijpelijk is, aangezien beide met stellingen en stille zalen te maken hebben. Maar een archivaris zal je vertellen dat de twee disciplines tegenovergestelde problemen oplossen. Een bibliotheek ordent afgewerkte, gepubliceerde objecten op onderwerp. Een archief bewaart ongepubliceerd, vaak onafgewerkt materiaal op herkomst — het houdt de papieren van één dienst, één familie, één comité bijeen, in de volgorde waarin ze ontstonden, zelfs wanneer die volgorde voor een buitenstaander willekeurig lijkt.
Herkomst boven onderwerp
Dit principe, respect des fonds genoemd, bestaat omdat de context van ontstaan zelf bewijsmateriaal is. Herschik een verzameling brieven alfabetisch op onderwerp, en je verliest het vermogen om te achterhalen wie wat wanneer wist. Informatiearchitecten herontdekken dit voortdurend wanneer ze een database opsplitsen in onderwerp-zuivere tabellen en vervolgens de volgorde van gebeurtenissen die de data heeft voortgebracht niet meer kunnen reconstrueren.
De toegang als schema
Archieven indexeren niet elk stuk; dat zou op schaal onmogelijk zijn. In plaats daarvan maken ze een toegang — een hiërarchische beschrijving van de structuur van een collectie, reeks per reeks, doos per doos. Het is in feite een schema geschreven voor mensen, lang voordat schema's voor machines werden geschreven. Elk productteam dat ooit heeft geprobeerd te documenteren "waar leeft deze data en waarom" heeft een toegang geschreven zonder het zo te noemen.
Een archief houdt de rommeligheid met opzet in stand. De rommeligheid is het bewijs van hoe het ding tot stand kwam.
De les voor digitale systemen is niet om nodeloos rommeliger te worden. Het is inzien dat sommige wanorde bewijsmateriaal is, en dat het wegnormaliseren ervan je informatie kost waarvan je niet wist dat je ze bewaarde.